jueves, 9 de enero de 2014

TOMA DE ACTAS

  1. Principales consideraciones a la hora de tomar acta:
    • Son muy importantes, porque son nuestra memoria. Hay que tomarlas bien y no tomarse esta tarea a la ligera.
    • Hay que incluir las personas que asistan, así se pueden consultar si hay que corregir algo.
    • No hace falta que sean exhaustivas pero sí que estén bien redactadas, evitar la telegrafía y escribir frases completas.
    • Deben incluir las decisiones que se toman, eso es importante.
    • Deben reflejar las tareas que se dejan pendientes y las personas que se encargarán de ellas. También es importante.
    • No hace falta apuntar todas las intervenciones, ni por supuesto quien las aporta (salvo que se pida que se reflejen en acta), pero sí deben incluir las líneas de opinión que surjan en el debate.
  2. Particularidades para la Acequia:
    • El encabezado: incluye la fecha de la asamblea, es importante que sea así porque al agruparlas y realizar búsquedas posteriores tenemos en cada momento la referencia de cuando fue redactada.
    • L@s asistentes: es importante incluirlo, si no conoces a todo el mundo pasa una hoja para que quienes asistan se apunten y asegúrate de que también lo hagan quienes llegan tarde. Indica también quién toma acta y quien dinamiza.
    • Cadena de emergencia, Telehuerta, funcionamiento de la cadena. Información básica que se incluye siempre.
    • Colores en el acta: Los colores se introdujeron hace tiempo y son muy útiles para quienes las usan después. En rojo las propuestas que se consultará para saber lo que hay que debatir o aprobar en las asambleas siguientes. En azul las decisiones ya tomadas que Secretaría incorporará al archivo de decisiones. En verde los compromisos adquiridos que quienes se encarguen de ellos podrán localizar.
    • Aprobación del acta anterior: En este apartado se incluyen todas las modificaciones que se aprueben sobre el acta anterior. Se indicará si se aprueba o, en caso de que no sea así, qué proceso se seguirá para su aprobación.
    • Informe de tesorería y pago de cestas: Este punto debería reflejar la situación de la tesorería pero no sería necesario indicar los pagos y los cobros de cestas ya que esa es una labor que tesorería debe registrar en su cuaderno.
    • Horas de trabajo y estado de los grupos: En este punto se indican los movimientos de cestas en cada grupo (qué personas se van y qué personas entran) y si algún grupo se ha quedado con alguna cesta sin cubrir.
      Se rellenan dos tablas, una primera con las horas del mes y los campos:
      • Grupo
      • Horas (las que correspondan más las extras que deban realizar) Ej: 18+6
      • Horas realizadas
      • Saldo
      No se indican aquí las horas acumuladas. Los grupos con horas negativas deben compensarlas con tareas específicas, las llamadas tareas compensatorias. Cuando un grupo tenga un saldo negativo un mes ese saldo debe trasladarse a una tarea compensatoria, que es la segunda tabla a rellenar. La tabla de tareas compensatorias incluye los campos:
      • Tarea: Si no se asigna tarea se indica “por designar”
      • Grupo
      • Fecha de inicio. El mes y el año, ej: marzo-2013
      • Horas: las horas asignadas a esa tarea, cuando no se han designado pueden seguir acumulándose
    • Estado de la huerta y del hortelan@: Es otro de los puntos que no falta en el acta. Se refleja tanto la información que se aporte desde la huerta como las dudas o propuestas que surjan.
    • Otros puntos del orden del día: A continuación se indican todos los puntos del orden del día que se hayan incluido. Reflejando en cada uno de ellos las decisiones tomadas, las tareas asignadas, las principales líneas de opinión que surgieron en los debates...
      Sobre todo es importante que se reflejen los objetivos de ese punto y que deberían estar incluidos en el orden del día (por ejemplo tomar una decisión, aportar cierta información, crear una lista de ideas,...)
    • Rotación de tareas: Es un cuadro que varía poco y que se puede ir copiando de un acta a otra, en cualquier caso hay que comprobar que esté actualizado
    • Rotación del apoyo al reparto: Se suele crear en cada asamblea y basta con seguir el orden de los grupos y tener en cuenta si hay algún festivo. 
  3. Orden del día: Una vez tomada el acta también le corresponde al mismo grupo redactar el orden del día para la siguiente asamblea.

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